Sistem Informasi itu apa sih?

Apa Sebenarnya Sistem Informasi?

Secara umum Sistem informasi biasa dikenal sebagai perangkat lunak yang dapat membantu pengaturan atau analisis data. Sistem informasi memiliki tujuan utama untuk mengubah data mentah yang sulit untuk dibaca menjadi informasi yang berguna bagi suatu instansi atau organisasi. Lewat hasil pemrosesan data menjadi informasi inilah nantinya pengambilan keputusan dalam suatu organisasi dapat dilakukan secara observatif melalui analisa lebih lanjut.

Menurut Ensiklopedia Britannica, sistem informasi didefinisikan sebagai seperangkat komponen yang terintegrasi dan bertugas mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data. Pemrosesan data ini tadi akan menghasilkan produk digital dan menyediakan informasi bagi bisnis atau organisasi dalam operasional mereka.

Sistem informasi mampu mendukung proses interaksi suatu badan usaha atau bisnis dengan pelanggan dan pemasok, serta dapat menganalisis persaingan pasar. Adanya sistem informasi juga dapat menunjang proses rantai pasokan antar bisnis secara elektronik lewat otomatisasi tertentu. Sistem informasi umum digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar untuk memudahkan mereka dalam mengobservasi dan menganalisis data produk dan pemasaran secara lengkap dan tepat guna.

Jika dilihat dari ranah teknologi, sistem informasi merupakan jaringan pelengkap perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan, menyaring, memproses, membuat, dan mendistribusikan data. Sistem informasi merupakan kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan telekomunikasi yang dibangun dan digunakan untuk distribusi informasi dan pengaturan organisasi, baik komersial maupun nonkomersial.

Sistem informasi berisi komponen-komponen yang saling terkait dan nantinya akan mengontrol, menganalisis, memvisualisasi, dan menyampaikan informasi kepada sistem terpusat dalam suatu organisasi. Komponen-komponen dalam sistem informasi ini nantinya menentukan capaian dan formula pemrosesan data menjadi suatu informasi yang kredibel.

Tujuan dan fungsi sistem informasi

Sebelum kita berbicara tentang apa saja komponen sistem informasi, kita perlu terlebih dahulu mengetahui tujuan dan fungsi sistem informasi secara umum. Seperti yang telah disinggung pada bagian sebelumnya, sistem informasi dibuat untuk mengubah data mentah menjadi informasi yang berguna dan dapat memberikan pengetahuan relevan untuk proses pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi.

Selain tujuan utama sistem informasi tersebut, terdapat pula beberapa fungsi sistem informasi dalam kehidupan organisasi atau institusi bisnis yang adalah sebagai berikut.

1. Mengumpulkan data masukan

Fungsi pertama dari sistem informasi adalah menjadi tempat untuk mengumpulkan data yang dimasukan (input) oleh pengguna dalam suatu institusi. Masukan data ini menjadi sumber utama berlangsungnya informasi sistematis dalam suatu organisasi tersebut secara operasional.

2. Menyimpan data

Setelah mengumpulkan data, sistem informasi pun akan menyimpan semua data mentah ke dalam sistem untuk nantinya diproses. Penyimpanan data ini tentu saja berlaku bagi semua data, baik data relevan maupun tidak. Namun, fungsi sistem informasi yang satu ini amat menentukan proses pengolahan data menjadi informasi nantinya.

3. Menghasilkan luaran informasi

Setelah dirasa semua data tersimpan dalam periode tertentu, sistem informasi akan berfungsi untuk menganalisis data menjadi sebuah luaran (output) informasi sesuai kebutuhan organisasi. Pengguna sistem informasi tentunya memiliki beberapa formula tertentu untuk proses pengolahan data, sehingga nantinya dihasilkan informasi yang relevan bagi kebutuhan mereka.

Selain ketiga hal tersebut, sistem informasi juga berperan dalam mengontrol aliran informasi dan juga menerima umpan balik.

Komponen pada sistem informasi

Setelah mengetahui apa saja tujuan dan fungsi sistem informasi, kita pun perlu mengetahui komponen apa saja yang ada dalam sistem informasi tersebut. Adapun komponen-komponen tersebut antara lain meliputi beberapa hal berikut ini.

1. Perangkat keras komputer

Komponen utama dan pertama dari sebuah sistem informasi adalah adanya perangkat keras berupa komputer dan perangkat kabel lainnya. Umumnya, komponen ini dibangun dengan sistem komputer terdistribusi dengan server pemrosesan paralel.

Keberadaan server pemrosesan paralel yang kuat dalam sistem informasi dapat menjangkau integrasi sistem komputer dalam sebuah organisasi. Hal ini yang nantinya berperan secara otomatis untuk proses input data dari komputer pengguna menuju server utama.

Mulanya, perangkat keras juga dibebani oleh penyimpanan dengan ukuran besar demi dapat menunjang pemrosesan sistem informasi. Namun saat ini, hal tersebut telah didukung dengan penyimpanan berbasis cloud dan dapat diakses melalui jaringan telekomunikasi internal organisasi.

2. Perangkat lunak komputer

Selain perangkat keras, sebuah organisasi yang ingin membangun sistem informasi memerlukan perangkat lunak atau aplikasi untuk menjalankan pemrosesan secara otomatis. Sistem utama dari sistem informasi itu sendiri berasal dari pengembangan aplikasi ini. Umumnya, perangkat lunak dalam sistem informasi dibagi untuk sistem dan aplikasi.

Perangkat lunak dalam komputer sistem informasi dapat bertugas untuk mengelola perangkat keras, data program, dan sumber daya sistem lainnya, serta menyediakan sarana bagi pengguna untuk mengontrol penggunaan grafis.

Perangkat lunak aplikasi dalam sistem informasi biasanya berbentuk suatu program yang dirancang untuk menangani tugas-tugas tertentu bagi pengguna. Salah satu contoh dari perangkat lunak ini adalah adanya rangkaian aplikasi dengan spreadsheet untuk program pengolahan tugas dalam industri yang dibangun secara vertikal, seperti penjadwalan, perutean, dan pelacakan produk.

3. Telekomunikasi

Untuk sinkronisasi sistem informasi dengan seluruh perangkat komputer di dalam organisasi diperlukan adanya integrasi telekomunikasi. Umumnya, komponen ini berbentuk portabel atau kabel seperti koneksi internet lokal area (LAN), sensor identifikasi frekuensi radio dan beberapa perangkat untuk melacak proses produksi atau operasional organisasi.

Sistem informasi memerlukan komponen telekomunikasi karena sifatnya yang mengumpulkan banyak data dan mengolahnya menjadi informasi. Informasi ini juga nantinya dapat diakses secara terintegrasi oleh semua pengguna dalam suatu organisasi, Oleh karena itu, adanya jaringan eksklusif seperti intranet dapat menunjang kinerja sistem informasi dan memperkuat sistem keamanannya dari pihak eksternal.

4. Basis data dan penyimpanan

Sistem informasi memerlukan basis data dan ruang penyimpanan untuk membuatnya bekerja. Tanpa adanya basis data dan ruang penyimpanan yang cukup, informasi yang dihasilkan tidak dapat maksimal dan terbatas. Oleh karena itu, keberadaan basis data yang merupakan kumpulan data saling terkait dan teratur dalam berbagai kriteria ini menjadi penting bagi sistem informasi.

Basis data ini bisa dicontohkan dari catatan karyawan dalam suatu organisasi atau perusahaan, serta katalog produk yang pernah ada dalam perusahaan tersebut. Basis data (database) dapat digunakan untuk mendukung operasional dan fungsi manajemen suatu perusahaan dari waktu ke waktu. Adanya basis data juga dapat digunakan untuk proses evaluasi atas informasi terkini dengan data di masa lampau.

5. Sumber daya manusia dan prosedur

Beberapa sistem informasi digunakan untuk proses otomatisasi produksi atau operasional berbasis data yang kuat. Pemrosesan data ini tentunya memerlukan sumber daya manusia yang cakap sebagai personel teknis dalam pengelolaan sistem informasi.

Seluruh pekerja dalam suatu organisasi harus dilatih untuk memanfaatkan sistem informasi secara maksimal. Hal ini ditujukan agar operasional organisasi dapat berjalan lebih cepat dan efisien. Oleh karena itu, diperlukan pula adanya prosedur penggunaan atau pengoperasioan sistem informasi oleh banyak pengguna.

Begitu pula nantinya diadakan pula pemeliharaan sistem informasi untuk proses otomatisasi jadwal penggajian, produksi, manajemen surat, dan lain sebagainya.

Enam Contoh penerapan sistem informasi

Dalam dunia bisnis dan organisasi nonkomersial, sistem informasi digunakan dalam berbagai kepentingan. Secara umum, sistem informasi terdiri dari beberapa tipe seperti sistem informasi, sistem pemrosesan, dan sistem pendukung. Secara subjek, penggunaan sistem informasi juga beragam mulai dari tingkat manajemen, eksekutif, dan beberapa hal seperti transaksional.

Secara lebih detail, sistem informasi diterapkan pula pada hal-hal berikut ini.

1. e-Commerce

Berkembangnya pasar daring untuk transaksi jual-beli membuat sistem informasi amat dibutuhkan dalam bisnis komersial daring ini. Berbagai perusahaan e-commerce seperti Shopee, Lazada, Amazon, dan lain sebagainya menggunakan sistem informasi sebagai bagian utama dari bisnis mereka.

Sistem informasi dalam e-commerce biasanya terletak pada otomatisasi transaksi, keamanan, proses legitimasi produk, hingga penyimpanan pelanggan dan penjual. Proses jual-beli barang dengan sistem ini terlihat sederhana, namun di baliknya terdapat sistem informasi yang cakap.

2. e-Learning

Selain dalam bidang komersial, sistem informasi juga digunakan dalam bidang nonkomersial seperti pendidikan. Terlebih, di era pandemi dua tahun belakangan sistem informasi digunakan untuk proses pengajaran di sekolah-sekolah yang menggunakan integrasi teknologi dalam proses belajar mengajar mereka.

Sistem informasi dalam bidang pendidikan dapat digunakan untuk mengolah data absensi, pengumpulan tugas, pengumpulan nilai, pengolahan nilai menjadi rapor, hingga kalkulasi total rerata nilai ujian. Tak hanya itu, sistem informasi juga memungkinkan pengajar dapat mengakses bahan ajar secara daring dan terintegrasi dengan mudah.

3. Knowledge work system

Masih berhubungan dengan pendidikan, sistem informasi juga dapat digunakan dalam membangun knowledge work system (KWS) yang dapat memecahkan atau mencari solusi dari permasalahan tentang analisis sains dan semacamnya. Data-data penelitian atau riset hingga rumus-rumus perhitungan tertentu dapat diotomatisasi melalui sistem informasi jenis ini.

4. Office automation system

Secara umum, penggunaan sistem informasi yang paling umum digunakan adalah OAS atau office automation system di mana beberapa jaringan komputer dalam suatu kantor diintegrasikan dengan sekumpulan sistem lewat server tertentu. 

Penggunaan OAS dapat memudahkan karyawan dan pengguna komputer di suatu kantor secara kolaboratif. Keberadaan sistem informasi lewat OAS ini dapat menunjang adanya kinerja sistematis tanpa perlu kebingungan mencari data dari meja ke meja sebab telah ada server dan ruang penyimpanan dinamis.

5. Fleet management system

Sistem informasi juga digunakan dalam proses pengelolaan sistematis terhadap pengiriman barang. Jika kita mengenal sistem tracking pada armada kargo atau pengiriman barang, itu adalah salah satu contoh sistem informasi dalam bentuk fleet management system.

Di era lampau, seorang pengirim barang hanya bisa pasrah terhadap perusahaan pengiriman barang dan berandai-andai bahwa barang yang ia kirim telah sampai di tujuan tertentu. Namun, kini hal tersebut telah dipermudah dengan adanya sistem informasi manajemen armada yang dapat membuat pengirim melacak barang kirimannya dari titik ke titik hingga sampai di tujuan akhir.

Umumnya, fleet management system diintegrasikan dengan penggunaan Global Positioning System (GPS) yang sudah berkembang di setiap perangkat elektronik seperti smartphone dan lainnya.

6. Transaction processing system

Penggunaan sistem informasi yang juga umum dipakai adalah dalam proses transaksi atau transaction processing system (TPS). Sistem pemrosesan transaksi otomatis ini digunakan oleh perusahaan untuk memudahkan operasional dan pencatatan keuangan dari penjualan barang atau jasa yang mereka hasilkan.

Aktivitas otomatisasi transaksi ini juga secara umum akan memudahkan proses pencatatan pelanggan per hari, barang/jasa terjual per hari, dan administrasi lainnya secara periodik.

Itulah tadi beberapa hal tentang sistem informasi yang umum kita kenal di sekitar kita. Beberapa hal yang umum dilihat tentu saja adalah TPS atau otomatisasi transaksi di kedai kopi, swalayan, hingga berbagai tempat lain. Adanya sistem informasi memudahkan berbagai pihak dalam mengelola bisnis maupun organisasinya secara keseluruhan.

Alih-alih terpaku pada pengelolaan dokumen fisik, sistem informasi dapat menyederhanakan pekerjaan berbasis data dan analisis komputasi.